Aprovecha al máximo cada minuto para lograr mejores resultados en el trabajo
Muchos empleados y emprendedores quieren aumentar su productividad para poder hacer más en menos tiempo, todos ellos tienen la capacidad de hacer un trabajo profundo y poderoso, pero perjudican su desempeño con distracciones, estrés e ineficiencias.
Después de años de emprendimiento y autoempleo, y de aprender qué funciona y qué no funciona con la productividad, quiero compartir estos cinco consejos para lograr mejores resultados en el trabajo:
1. Mantente alejado de las distracciones
La jornada laboral está llena de distracciones, tales como, correos electrónicos, mensajes instantáneos, llamadas telefónicas, textos, visitas de otros empleados a tu sitio de trabajo, etc.
El 28% de nuestra jornada laboral es solo leer y responder correos electrónicos. En promedio, cambiamos de tarea o nos interrumpen cada 3 minutos. De esta manera, no hay forma de que se pueda lograr un trabajo enfocado y con buenos resultados, no podemos ser productivos realizando múltiples tareas a la vez, ahora, estás haciendo la Tarea A mientras estas pensando en las Tareas B, C y D.
¿Qué deberías hacer? Deberías alejarte de las distracciones, por ejemplo, silencia tu teléfono o ponlo en modo avión cuando estés trabajando.
En el caso de correos electrónicos o mensajes, no aceptes algo que no pueda abordar o sobre lo que no pueda actuar de inmediato. El tiempo entre el momento en que ves algo y el momento en que finalmente puedes actuar estará lleno de ansiedad y falta de concentración, lo que perjudica tu productividad. Por ejemplo, no revises tu correo electrónico a primera hora de la mañana. Todavía no estás en el trabajo; todo lo que has hecho es ponerte en un estado de reacción y llenar tu cabeza con tareas, factores estresantes y mini fuegos que necesitas apagar antes de tener la oportunidad de desayunar.
Otro ejercicio es realizar un seguimiento de lo que haces cada hora de tu jornada laboral durante varios días. Es posible que descubras que dedicas más tiempo de lo que pensabas, a las distracciones y menos al trabajo. Luego, puedes realizar ajustes para tener más productividad durante el trabajo.
2. Configura tu espacio de trabajo para estimular tu mente
Si su espacio de trabajo está desordenado, será difícil concentrarse, incluso si no es un «fanático del orden». En un artículo de Harvard Business Review:
“Mi investigación y la de otros han demostrado que nuestro entorno físico influye significativamente en nuestra cognición, emociones y comportamiento, afectando nuestra toma de decisiones y nuestras relaciones con los demás. Los espacios desordenados pueden tener efectos negativos en nuestros niveles de estrés y ansiedad, así como en nuestra capacidad para concentrarnos, en nuestras opciones de alimentación e incluso en nuestro sueño”.
Antes de trabajar, limpie su área de trabajo, guarde ciertas cosas, como artículos inútiles y papeles, después de hacer esto notará que es mucho más fácil concentrarse.
Además, no es solo el desorden alrededor de su espacio de trabajo; también es el desorden en su computadora. Si tu escritorio está cubierto de carpetas, tienes 15 pestañas abiertas al mismo tiempo y estás escuchando un podcast, será más difícil concentrarte en un trabajo.
De hecho, una investigación de Princeton descubrió que solo ver el desorden y los objetos irrelevantes agotan nuestro rendimiento y concentración mental; solo después de que las personas despejaron el desorden aumentaron su concentración y productividad.
Cierra todas las pestañas, navegadores y aplicaciones que no necesites. Guarda esas pilas de papel que no has tocado en meses o recíclalas.
3. Cópiate de los atletas de élite para mejorar tu rendimiento
Si estás estresado, ansioso o aburrido antes de trabajar, no podrás rendir al máximo sin importar que es lo que hagas.
Antes de comenzar, tómate un momento para mentalizarte y prepararte, para hacer tu mejor esfuerzo. Eso es en realidad el secreto de los atletas de élite: siempre siguen el mismo ritual previo al juego pase lo que pase. La investigación de Harvard Business School muestra los beneficios de las rutinas:
“… Encontramos que los rituales pueden ayudar a las personas a desempeñarse mejor: al reducir la ansiedad, el desempeño mejora. En segundo lugar, nuestra investigación contribuye a la literatura clínica sobre el estrés, el rasgo de ansiedad, el esfuerzo consciente de afrontar y resolver problemas y la regulación de las emociones. En nuestros estudios, los rituales redujeron el estado ansiedad, que muchas personas experimentan en el transcurso del día”.
Aquí les dejos unos ejemplos de rituales que mucha gente hace: Tómate unos minutos para leer un libro inspirador, meditar, hacer algunas lagartijas, dar un paseo o escribir sus metas, algún tipo de actividad que lo ayude a sentirse emocionado y motivado por el trabajo que vas a realizar.
4. Obtén mejores resultados trabajando menos tiempo
A lo largo de tu jornada laboral, toma descansos regulares para recuperarte, revitalizarte y reenfocarte y así obtener un mejor desempeño mental.
Tomar descansos significa que no trabajarás durante la misma cantidad de tiempo, pero en realidad obtendrás mejores resultados en lugar de trabajar sin parar y agotarte.
Siempre que tomes descansos regulares durante la jornada laboral, mantendrás tu capacidad para realizar un trabajo profundo y concentrado durante mucho más tiempo.
Ten en cuenta, que cuando tomes descansos, no te distraigas con correos electrónicos o mensajes. Lo mejor es levantarte y estirarte un poco, salir a caminar o hacer algo físico para distanciarte de tu trabajo y desconectarte.
5. Céntrate primero en tus más grandes prioridades
Tus principales prioridades son las cosas que van a tener un mayor impacto en tu empresa, trabajo, metas de vida, etc.
En cambio, las pequeñas tareas que no tienen ningún impacto significativo en tu vida, ni ahora ni en el futuro es todo aquello que no son tus prioridades.
Lo que impide que muchas personas consigan los mejores resultados en el trabajo, es que se concentran en lo que no es prioritario, tratando de terminar un montón de cosas menores en su lista de tareas pendientes o simplemente apagando un montón de incendios.
Siempre debes concentrarte en tus más grandes prioridades, para obtener el mayor impacto en tu trabajo todos los días. Luego, una vez que terminas esas grandes tareas, puede dedicar el resto de tu jornada laboral a los elementos más pequeños y menos importantes.
Para esto, deberán usar la Regla 80/20 y priorizar el 20% de tus tareas que traerán el 80% (o más) de tus resultados.
Al hacer eso, no solo obtienes mejores resultados cada día, sino que también te sentirás más concentrado porque sabrás exactamente qué hacer y en qué orden.
Resumen
Todo emprendedor quiere obtener grandes resultados en su trabajo, elevar su productividad, lograr más en menos tiempo. Afortunadamente, no se requiere de más «disciplina» o «fuerza de voluntad»; simplemente siga estas cinco simples reglas, que te ayudarán a aumentar tu productividad de manera constante:
1. Las distracciones son la mayor amenaza para realizar un trabajo profundo y concentrado. Cuando trabajes, evita cambiar entre tareas, revisar correos electrónicos o revisar tu teléfono. Si no puede abordar algo de inmediato, déjalo para más tarde.
2. Limpia y organiza tu espacio de trabajo incluyendo tu computadora. Dado que a nuestro cerebro le gusta la organización, el desorden afectará tu concentración, rendimiento mental y productividad y te estresaras y te pondrás ansioso.
3. Prepárate mentalmente para hacer tu trabajo, tómate unos minutos antes de comenzar: lee un libro inspirador, escribe tus metas, sal a caminar, etc.
4. Para mantener altos tus niveles de energía todo el día y aumentar tu resistencia, toma descansos regulares para recuperarte. Solo unos minutos cada hora te ayudarán a obtener mejores resultados en tu trabajo.
5. Cuando estés trabajando, empieza primero por tus más grandes prioridades, luego ocúpate de las prioridades más bajas.