Hoy en día las personas se quejan de la falta de tiempo, viven absorbidos en sus quehaceres cotidianos y no tienen tiempo para nada más en la vida. En este artículo les enseñaremos a utilizar la Matriz de Gestión del Tiempo.
¿Qué es la Matriz de Gestión del Tiempo?
Esta matriz fue creada por el Comandante y Ex Presidente de los Estados Unidos, Dwight Eisenhower, y fue Stephen R. Covey quien popularizó la Matriz de Gestión del Tiempo de Eisenhower en su libro “Los 7 Hábitos de la Gente Altamente Efectiva”, donde nos afirma que la gente ya no trata de gestionar el tiempo en sí, sino de gestionar dónde debemos poner nuestra atención en cada momento.
Es una matriz que se divide en cuatro cuadrantes y utiliza como criterio base lo urgente y lo importante.
Lo Urgente: Está asociado a la tarea que requiere “supuestamente” nuestra atención inmediata, digo supuestamente ya que por lo general, lo urgente es lo que no fue planificado y necesita ser resuelto en el corto plazo.
Lo Importante: Está asociado con la planificación, está estrechamente relacionado con la Visión y Misión de la organización, por ende, requiere de un diseño, de una proyección en el tiempo y con ella una planificación de actividades.
Si descuidamos lo importante, éste se convertirá en urgente, y difícilmente se podrá gerenciar, ya que deberá constantemente resolver lo urgente y adiós a la planificación, organización, dirección y control.
La combinación de urgente e importante es lo que determina el tipo de acción a realizar con la tarea.
Cuadrante 1 – Importante y Urgente: Son tareas que no pueden ser pospuestas debido a lo urgente de su naturaleza. Son tareas que tienes que solucionar cuanto antes dejando de lado cualquier otra cosa que estuvieras haciendo en ese momento. Las personas o empresas que se estacionan en este cuadrante no son efectivas y además, sufrirán factores como el estrés, la desorganización y el fracaso.
Acción: ACTUAR
Cuadrante 2 – Importante pero No Urgente: Son tareas que no son urgentes en el corto plazo pero sí que tienen una gran importancia a largo plazo. Las personas o empresas que se estacionan aquí, son altamente efectivas y basas su trabajo en una buena planificación, organización, dirección y control.
Acción: PLANIFICAR
Cuadrante 3 – Urgente pero No Importante: Aquí se esconden casi todas las formas de interrupción conocidas y por conocer (teléfono, reuniones, visitas inesperadas, mail, etc). Busca alguien que pueda ocuparse de este tema con la rapidez requerida pero no dejes que te distraiga de tu verdadero “CORE”.
Acción: DELEGAR
Cuadrante 4 – Ni Urgente Ni Importante: Aquí se suelen esconder tareas en las que ocupamos nuestro tiempo cuando procrastinamos.
Acción: POSPONER
Esta matriz es una herramienta de mucha ayuda para la gestión del tiempo, si se aplica adecuadamente a las empresas nos ayudará a ahorrar mucho tiempo y dinero.