El emprendimiento de una pequeña o mediana empresa (PYMES) es uno de los retos más complicados a los que se enfrentan los empresarios. No sólo hay que cumplir con los requisitos legales y establecer relaciones comerciales, sino también hay que manejar la contabilidad, gestionar recursos humanos y administrar el flujo de caja. Por tal motivo, el uso de herramientas de gestión se ha convertido en algo fundamental para optimizar el trabajo y mejorar la productividad.
Las herramientas de gestión permiten a las PYMES implementar procesos eficientes, controlar los inventarios, planificar las necesidades del negocio, realizar seguimiento a clientes potenciales o actuales y monitorizar la actividad de la empresa. A su vez, estas herramientas permiten obtener información precisa sobre el rendimiento financiero a lo largo del tiempo. De este modo, las PYMES pueden tomar decisiones informadas basadas en datos concretos acerca del desempeño de la empresa y así mejorar su productividad o reducir sus costos operativos.
A continuación, presentamos una lista con algunas herramientas importantes para usarse en PYMES:
- Software Contable: Es una excelente herramienta para registrar operaciones financieras comunes como cuentas por cobrar y pagar, facturación y presupuestos; además de llevar un registro detallado de los ingresos y gastos. Esta herramienta ayuda a mantener el orden contable adecuado para cumplir con las obligaciones tributarias. Algunos softwares contables sugeridos: Quickbooks, Sage Intacct, Xero.
- Software ERP (Planificación de Recursos Empresariales): Está diseñado para ayudar a las pequeñas empresas a administrar procesos comerciales complejos desde un solo lugar centralizado; tales como finanzas, producción y recursos humanos entre otros. Esta herramienta permite reducir las horas destinadas a la preparación manual de documentación relacionada con diferentes departamentos. Algunos softwares de ERPs sugeridos: SAP Business One, Infor CloudSuite, Microsoft Dynamics 365.
- Herramientas CRM (Gestión de Relaciones con el Cliente): Permiten rastrear leads potenciales adquiridos por marketing digital u otros canales; realizando el seguimiento al flujo completo hasta llegar al punto donde se conviertan en cliente satisfecho; lo cual es fundamental para crecer dentro del mercado. Algunas herramientas de CRM sugeridas: Salesforce, HubSpot, ZohoCRM.
- Software para Presupuestos: Un software para presupuestos permite comparar planes financieros en periodos de corto y largo plazo para determinar las mayores prioridades y estrategias adecuadas para el negocio. Esta permite acceder al análisis detallado para comprender los resultados financieros a corto plazo y en el futuro inmediato (flujo de caja). Algunos softwares para Presupuestos sugeridos: Float, Prophix, Adaptive Insights.
- Herramienta de Gestión de Proyectos: Esta herramienta permite controlar proyectos tanto internamente como externamente, basándose en las áreas correctas y los recursos humanos y materiales necesarios para completar la etapa deseada del negocio (postventa o servicio). Esto permite hacer un seguimiento a la proyección y el desempeño actual para mejorar las predicciones hacia el futuro, y asegurar el desarrollo de actividades productivas y no repetitivas para alcanzar los objetivos finales. Algunas herramientas para Gestión de Proyectos sugeridas: Wrike, Trello, Asana.
En conclusión, es evidente que las herramientas de gestión son fundamentales para la optimización y crecimiento de las PYMES sin importar el área operativa que necesite ser gestionada. Como tales, deben ser usadas con regularidad para garantizar el éxito a largo plazo para estas empresas. Investigaciones recientes demuestran que la utilización adecuada de herramientas es un factor clave que contribuye al desempeño exitoso de PYMES.
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